Các Bước Cơ Bản Để Sử Dụng Máy Photocopy Cho Người Mới

Ngày nay, máy photocopy là thiết bị, dụng cụ văn phòng thông dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu cách sử dụng máy photocopy đúng cách và hiệu quả. Việc học cách sử dụng máy lần đầu tiên đặc biệt khó khăn đối với những người chưa quen với nó. Cho thuê máy photocopy sẽ chỉ cho bạn các bước cơ bản để sử dụng máy photocopy cho người mới dưới đây. 

Tìm hiểu máy photocopy

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều các thương hiệu máy photocopy. Do đó, cấu tạo của các máy cũng khác nhau dẫn đến các thao tác sử dụng cũng khác nhau. 

Vì thế dù là người mới hay người đã biết sử dụng thì cần tìm hiểu các thông tin về dòng máy photocopy trước khi sử dụng. 

Cấu trúc của máy photocopy

Mục cơ bản đầu tiên bạn phải nhớ và nghiên cứu là cấu tạo của máy. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy các điều khiển chức năng hơn. Làm theo các hướng dẫn sử dụng máy photocopy giúp mọi thứ trở nên dễ dàng từ đó.

Các phím chức năng từ cơ bản đến nâng cao

Mỗi máy photocopy được phát triển và tích hợp nhiều chức năng khác nhau. Để sử dụng máy, trước tiên bạn phải học cách sử dụng các phím chức năng của máy. 

Để bắt đầu, hãy nhớ bộ phím chức năng đơn giản cơ bản. Sau đó, cuối cùng bạn sẽ học và ghi nhớ các phím chức năng cao hơn. Thông thường, các phím chức năng được sử dụng để photocopy, quét, định cỡ giấy, v.v.

Bạn phải chú ý để ghi nhớ cả vị trí và chức năng chính xác của từng phím. Có như thế thì việc sử dụng máy sẽ khá đơn giản và dễ dàng. 

Nhận biết các chỉ báo màu đỏ cơ bản xuất hiện trên bề mặt của bảng điều khiển

Đây là một điểm đơn giản nhưng quan trọng cần ghi nhớ. Nó sẽ hỗ trợ bạn chủ động để vận hành thiết bị một cách an toàn và thành công. Đặc biệt, những dấu hiệu này có thể được sử dụng để phát hiện các lỗi vận hành.

>>> Xem thêm: Cho thuê máy Photocopy

Các bước cơ bản để sử dụng máy photocopy cho người mới

Khi bạn đã nắm vững những điều trên, việc sử dụng máy không còn là vấn đề nữa. Tất cả những gì bạn phải làm là làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Bật máy photocopy

Trong giai đoạn này, trước tiên bạn phải đảm bảo rằng máy sử dụng nguồn điện thích hợp Nếu đúng như vậy, hãy tiếp tục nhấn nút nguồn của thiết bị. 

Điều này làm cho việc khởi động máy trở nên đơn giản. Nếu không, hãy tìm công tắc ở bên cạnh máy và bật nó lên.

Trong khi chờ máy photocopy khởi động, bạn nên kiểm tra bộ phận khay giấy. Bạn phải đảm bảo rằng khay được đổ đầy giấy chất lượng cao vừa khít.

Bước 2: Đưa tài liệu cần sao chép vào máy

Tất cả những gì bạn phải làm là nhấc nắp lên. Bạn sẽ nhận thấy ngay một chiếc ly được chế tác tinh xảo. Đặt tài liệu cần sao chép úp xuống bàn. Sau đó, sau khi bạn hoàn thành, hãy đóng nắp lại.

Ngoài ra, bạn có thể đặt tài liệu cần sao chép trên bìa ADF và để nó chạy tự động.

Bước 3: Chọn số lượng bản photo cần in 

Nếu bạn nhìn vào bảng điều khiển, bạn sẽ nhận thấy các nút chức năng cho biết số lượng và màu sắc. Chọn cái phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn dựa trên yêu cầu của bạn. Bao gồm: số lượng bản sao, in hai mặt hoặc một mặt, v.v.

Khi tạo nhiều bản sao của một tài liệu dày, hãy sử dụng tùy chọn tách để đảm bảo rằng tài liệu được sao chép chính xác. Tránh trường hợp bạn phải mất thời gian sắp xếp lại giấy tờ.

Bước 4: Chọn khổ giấy phù hợp

Điều quan trọng là chọn khổ giấy thích hợp. 8,5 x 11 inch là kích thước giấy thông thường. Bạn cũng có thể chọn các khổ giấy khác nhau dựa trên yêu cầu công việc của mình.

Bước 5: Nhấn nút “BẮT ĐẦU”

Đây là bước cuối cùng trong việc sử dụng máy photocopy để in bản sao. Để bắt đầu quá trình in, chỉ cần nhấp vào nút Bắt đầu. Sau đó, các tài liệu sẽ xuất hiện ở mặt trước của máy. Bạn có thể đứng ở đó để kiểm tra bản photo đã đạt chuẩn chưa? 

Nếu có lỗi trong quá trình photo thì sẽ có thể kịp thời sửa lỗi ngay tức thì. Trong trường hợp bạn photocopy nhiều nhưng yêu cầu của bản in không đúng như bạn mong muốn thì bạn nhấn nút Stop để dừng quá trình copy để điều chỉnh lại phù hợp với yêu cầu của bạn. 

>>> Xem thêm: Thuật ngữ kỹ thuật nghề sửa máy photocopy

Một số điều cần lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Nếu bạn dành thời gian để học cách sử dụng máy photocopy, thì nó khá đơn giản và dễ dàng, không tốn quá nhiều thời gian. Tuy nhiên, để máy hoạt động tốt và bền lâu thì bạn phải hết sức lưu ý.

– Trong bất kỳ trường hợp nào, không được tắt máy liên tục.

– Khi bạn không cần sử dụng máy photocopy thường xuyên, bạn nên tắt nó đi. Điều này sẽ giúp tiết kiệm điện đồng thời bảo vệ thiết bị.

– Đặt thiết bị ở khu vực thích hợp tránh ánh nắng trực tiếp và nhiệt độ quá cao.

– Không chạy máy liên tục, vượt quá công suất tối đa.

– Luôn duy trì nguồn điện ổn định.

– Bạn không nên sử dụng sản phẩm ngay sau khi mua nó. 

Hy vọng bạn nhớ các bước cơ bản để sử dụng máy photocopy cho người mới trên và thực hiện chúng một cách hiệu quả và suôn sẻ. Ngoài ra, bạn có thể chọn mua hoặc thuê máy photocopy, hãy liên hệ Cho thuê máy Photocopy để được tư vấn.